Privacy Reglement
Privacy Reglement
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.
Ook binnen de kinder- en gastouderopvang worden gegevens van kinderen en ouders, bewaard. Daarom heb ik een privacy reglement opgesteld.
1 Inleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming
Bij Gastouderopvang Libalu ga ik zeer zorgvuldig om met de privacy van de kinderen en hun ouders. Dit doe ik in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van mijn taak en functie binnen de kinder-/gastouderopvang worden verwerkt en bewaard waarbij ik een bewaartermijn in acht neem die is vastgesteld binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Voor vragen of opmerkingen over mijn privacy reglement kunt u contact opnemen met:
Gastouderopvang Libalu ( Eveline Pieters).
Noorderkroon 34
9602MX Hoogezand.
Telefoon: 0653993294
Inhoudsopgave:
1 Inleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming
2 Het verwerken van klantgegevens
2.1Inschrijven kinderen
2.2 Kind dossier
2.3Bewaartermijnen
3 Uitwisseling van klantgegevens
3.1Wettelijke uitwisseling van gegevens
3.2Gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind
4 Opslagsystemen
5 Overige afspraken
6 Klachten omtrent het privacybeleid
6.1Intern klachtenbeleid
6.2Extern klachtenbeleid
2 Het verwerken van klantgegevens
Bij Gastouderopvang Libalu verzamel en verwerk ik alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van mijn taak en functie binnen de gastouderopvang, waarbij ik een bewaartermijn in acht neem die is vastgesteld binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De klantgegevens (gegevens van ouders en kinderen) worden geregistreerd met als doel:
• Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking hebben op het welzijn, de ontwikkeling, verzorging, opvang en begeleiding van het kind
Hieronder heb ik aangegeven welke gegevens worden verwerkt en wanneer dit gebeurt.
2.1 Inschrijven kinderen
Als ouders besluiten hun kind bij mijn gastouderopvang in te schrijven wordt er samen met het gastouderbureau een overeenkomst tussen de ouders en gastouderopvang Libalu opgesteld. De gegevens die hierin worden vastgelegd en bewaard worden opgegeven door de ouders en zijn van belang om tot een goede uitvoering van de overeenkomst te komen:
Ouders
• Volledige naam van de ouder(s)
• Adresgegevens
• E-mail adres
• Telefoonnummer
Kind
• Volledige naam van het kind
• Adresgegevens
• Geboortedatum
• De tijden waarop het kind wordt opgevangen
Bij het opslaan van deze gegevens hanteer ik de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
2.2 Kind dossier
Zodra de opvang van start gaat wordt er een kind dossier samengesteld die van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst met de ouders en het welzijn en welbevinden van het kind. In het kind dossier worden de volgende gegevens vastgelegd en gedurende de periode van opvang bijgewerkt:
• Kindgegevens
• Afspraken die met de ouders en het kind zijn gemaakt ten behoeve van de opvang
• Verklaring medicijngebruik en het toedienen hiervan
• Actieplan medisch handelen
• Observaties van het kind
• Verslag evaluatiegesprekken met ouders
• Documenten en gegevens die betrekking hebben op de Meldcode
• Afspraken omtrent het delen van digitale media waarop het kind te zien is
Ook hiervoor hanteer ik de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
2.3 Bewaartermijnen
Gegevens van personen worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk. Hierbij hanteer ik wettelijke termijnen en termijnen die door de Autoriteit Persoonsgegevens worden aanbevolen. De hier onderstaande bewaartermijnen zijn van toepassing vanaf het moment dat het kind de opvang verlaat en de overeenkomst wordt stopgezet.
Gegevens van de ouders
Volledige naam 7 jaar Wettelijk
De overeenkomst / contract 7 jaar Wettelijk
Financiële transacties 7 jaar Wettelijk
Adresgegevens 2 jaar Aanbevolen
Geboortedatum 2 jaar Aanbevolen
E-mail adres 2 jaar Aanbevolen
Telefoonnummer 2 jaar Aanbevolen
Gegevens van het kind
Volledige naam 7 jaar Wettelijk
Adresgegevens 2 jaar Aanbevolen
Geboortedatum 2 jaar Aanbevolen
Medische gegevens 2 jaar Aanbevolen
Gezondheidsgegevens 2 jaar Aanbevolen
Gegevens ontwikkeling kind 2 jaar Aanbevolen
Beeldmateriaal* 1 jaar Aanbevolen
Foto’s en video’s van kinderen zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het publiceren van beeldmateriaal van kinderen op een internetpagina of op social media is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat ik hier uiterst zorgvuldig mee omga en ook bij het delen van foto’s via een internetpagina of op social media de bewaartermijn in acht neem.Ik plaats foto's van de kinderen alleen als daar toestemming van de ouders is gegeven, middels een ondertekend toestemmings formulier voor het plaatsen van foto's.
3 Uitwisseling van klantgegevens
3.1 Wettelijke uitwisseling van gegevens
• De opvang wordt regelmatig gecontroleerd door de GGD. Deze heeft een controlerende taak, bijvoorbeeld als het gaat om de leidster-kind ratio en het maximum aantal op te vangen kinderen. De GGD kan hierbij om de gegevens van het kind (naam en geboortedatum) vragen. Deze zal ik dan ook verstrekken.
• Gegevens kunnen inzichtelijk worden gemaakt bij de accountant (die beroepsgeheim heeft)
3.2 Gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind
Soms kan het voorkomen dat ik me zorgen maken over (de ontwikkeling van) het kind. U kunt hierbij denken aan fysieke verzorging, geestelijke verzorging, de ontwikkeling van het kind of omgevingsfactoren. In het belang van het kind kan het dan nodig zijn om informatie uit te wisselen met derden, zoals de GGD, het consultatiebureau, de school, maatschappelijk werk etc.
Gegevensuitwisseling vindt echter alleen plaats als de ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.
Zijn er zorgen om het kind dan heeft Gastouderopvang Libalu de plicht om met de ouders in gesprek te gaan. Samen met de ouders wordt gekeken hoe ik deze zorgen omtrent het kind kan wegnemen en tot een oplossing voor het kind kan komen. Als de ouders hier geen gehoor aan geven en de zorgen dusdanig groot zijn dat de gezondheid, de ontwikkeling of veiligheid van het kind in het geding zijn, zie ik me genoodzaakt en ben ik verplicht om melding te maken bij Veilig Thuis. Ik zal de ouders hier vooraf over informeren.
4 Opslagsystemen
Voor het verwerken en bewaren van gegevens maken ik gebruik van
• Social Media zakelijk fb pagina van Gastouderopvang Libalu. Ik plaats foto's van de kinderen alleen als daar toestemming van de ouders is gegeven, middels een ondertekend toestemmings formulier voor het plaatsen van foto's.
• Schriftelijke gegevens in mappen, deze staan in een afgesloten kast, als ik afwezig ben zijn de deuren op slot en in huis komen geen buitenstaanders als ik niet aanwezig ben.
• Contracten zijn opgeslagen op portabase deze kan alleen geopend worden dmv een wachtwoord
•Foto's op de telefoon/tablet/computer zijn beveiligd met een wachtwoord.
5 Overige afspraken
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb ik ook extra afspraken gemaakt:
• Ouders hebben altijd het recht om hun gegevens in te zien, aan te vullen of te beperken mits dit niet de wettelijke verplichtingen in de weg staat.
• Privacy gevoelige informatie wordt altijd met ouders besproken zonder dat hier andere ouders bij aanwezig zijn
• Er wordt binnen de opvang nooit over elkaar gesproken en er worden onderling geen privacy gevoelige gegevens uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene
• Er worden nooit privégegevens van de gastouder verstrekt aan ouders
6 Klachten omtrent het privacybeleid
6.1 Intern klachtenbeleid
Heeft u een klacht met betrekking tot de gegevensverwerking of de uitvoering hiervan, dan kunt u in eerste instantie contact opnemen met:
Gastouderopvang Libalu.
6.2 Extern klachtenbeleid
Komt u er intern niet uit of heeft u het gevoel dat uw klacht niet serieus genomen wordt, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/…/klacht-over-gebruik…